Le guide pratique des durées de conservation répond aux questions que se posent fréquemment les professionnels, tant sur le principe de la limitation de la conservation des durées que sur sa mise en pratique.
Il présente également l’outil « référentiel durées de conservation », du point de vue contenu et utilisation.
Élaboré en partenariat avec le service interministériel des archives de France (SIAF), ce guide pratique explicite comment articuler les obligations du RGPD et celles imposées par le Code du patrimoine.
L’objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement.
Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données (base active, voire archivage intermédiaire).
Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont :
soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire ;
soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL (anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…), elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s’éloigner sous réserve de documenter son choix.
Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure.
