Le cycle de vie de la donnée
Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif (finalité du traitement) ayant justifié la collecte/enregistrement des données. Par exemple, dans une entreprise, les données d’un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum (sauf s’il en demande l’effacement) par le service des ressources humaines.
En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement (ex : le service des ressources humaines pour les opérations de recrutement)
Les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé (« dossiers clos ») mais présentent encore un intérêt administratif pour l’organisme (ex : gestion d’un éventuel contentieux, etc.) ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale (par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente).
Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ;
En raison de leur « valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne.
À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place.
Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données.
